22.01.2025
Autorin: Sandra Gehrig
Die Einplanung und Auslastung unserer rund 50 Expert:innen in Softwareentwicklung, UX/UI-Design und Projektmanagement ist eine der herausforderndsten Aufgaben in meiner Rolle als COO bei jls. Ich bin stolz, wie wir über die letzten drei Jahre hinweg nicht nur einen Prozess, sondern ein System geschaffen haben, das uns erlaubt, flexibel, effizient und kundenorientiert zu arbeiten und gleichzeitig eine ausgewogene Arbeitsbelastung für unsere Mitarbeitenden sicherzustellen.
Kein Platz für Leerflüge: Ressourcenplanung in Aktion
Ein Vergleich macht die Komplexität der Ressourcenplanung deutlich: die Organisation einer Airline-Flotte. Kapazitäten müssen optimal genutzt und spontane Änderungen flexibel gehandhabt werden. Klare Prozesse und Technologie helfen uns, effizient zu bleiben und «Leerflüge» zu vermeiden.
Das Herzstück unseres Ressourcenmanagements ist die SaaS Lösung, Resource Guru, die uns eine real-time Übersicht gibt, wer verfügbar ist und wer auf welches Projekt gebucht ist, inklusive Kapazitätsgrenzen. Ganz nach dem Motto «Practice what you Preach» hat uns bei der Tool-Evaluation unter anderem das benutzerfreundliche UI überzeugt.
Im wöchentlichen «Ressourcenplanung Meeting» prüfen Head of Project Management, Flavia und Head of Development, Nicola, zu zweit die Ressourcenanfragen, die im Laufe der Woche im dedizierten Teams-Channel eingehen und verplanen die Mitarbeitenden auf Projekte. Dabei gelten bei uns grundsätzlich: «first come, first served», «stability is key» und «no one is above the rules».
Wir reservieren keine Ressourcen ohne vertragliche Grundlage (oder zumindest eine schriftliche Bestätigung per E-Mail). Abzug von Personen aus laufenden Projekten und deren Umplanung erfolgt ausschliesslich in dringenden Ausnahmefällen. Wünsche zu spezifischen, personellen Besetzungen können geäussert werden, jedoch trifft das Ressourcenplanungsteam die endgültige Entscheidung über die Projektzuweisung. Dies gilt ebenfalls für Anfragen durch Kund:innen, welche direkt durch die Geschäftsleitung betreut werden.
Nicht jede Ressourcenanfrage braucht einen zentralen Entscheidungsprozess. Kleinere Verschiebungen – zum Beispiel eine Projektverlängerung von 2-3 Personentagen – werden direkt zwischen den betroffenen Projektleiter:innen bilateral abgestimmt. Das spart Zeit, sorgt für schnellere Entscheidungen und fördert die Eigenverantwortung.

Schnell reagieren, langfristig sichern
Konflikte in der Ressourcenplanung? Ständig. Zwei der grössten Herausforderungen, die wir in den letzten zwei Jahren angehen mussten:
Incident Support vs. Projekt-Deadlines: Da wir unsere Lösungen auch betreiben, kann es vorkommen, dass bei Störungen in einer App der 3rd Level Support von einer Entwickler:in übernommen werden muss, die aktuell auf einem anderen Kundenprojekt arbeitet. Dies kann dazu führen, dass aufgrund eines aufwändigeren Incident Supports das laufende Projekt in Verzug gerät. Um solchen Zwischenfällen vorzubeugen, planen wir inzwischen Schlüsselpersonen mit reduzierteren Kapazitäten auf ein Projekt ein (z.B. täglich nur 7 statt 8 Stunden), um einen Puffer für unvorhergesehene Vorfälle zu schaffen.
Delivery Light Team: Die klaren Planungsregeln in Kombination mit lang andauernden Projektlaufzeiten haben aber dazu geführt, dass wir zeitweise am Markt keine Kapazitäten für kleinere Kampagnenprojekte oder ad-hoc Innovationen zur Verfügung hatten. Dies gefährdet langfristig unsere Marktpositionierung. Um dieser Herausforderung zu begegnen, haben wir das «Delivery Light Team» eingeführt, das speziell für kleinere Projekte zuständig ist. So können wir schnell auf Marktbedürfnisse und Anfragen reagieren, die nicht in den langfristigen Planungsrahmen passen.
Interessiert an einem Austausch zum Thema «Ressourcenplanung»?
Schreib Sandra:

Balanceakt zwischen Kunden- und Teamansprüchen
Unsere Ressourcenplanung bleibt ein kontinuierlicher Lernprozess. Unser Ziel ist es, die Bedürfnisse unserer Kund:innen und unserer Teams aufeinander abzustimmen. Mit der richtigen Technologie und einem klaren, transparenten Prozess schaffen wir es, diese Bedürfnisse bestmöglich in Einklang zu bringen. Konflikte werden nicht verschwinden, aber durch Flexibilität, Kommunikation und Eigenverantwortung minimiert.
Wie organisiert ihr die Ressourcenplanung in euren Teams?
Schreibt mir über das Kontaktformular – ich freue mich auf den Austausch.