Job-Shadowing: Durch Beobachtung wertvolle Erfahrungen sammeln

23.07.2024

Autorin: Sandra Gehrig

Habt ihr euch jemals gefragt, wie es ist, an der Spitze eines Unternehmens operative Entscheidungen zu treffen, die die Zukunft dieses Unternehmens mitbestimmen?

Dieses Privileg habe ich tagtäglich. Jedoch betreffen meine operativen Entscheidungen nur einen Teil unseres Unternehmens, den Bereich «Digital Solutions». Gewundert habe ich mich schon immer, wie mein COO-Peer, Tobias Selg, der die Delivery von «Digital Signage & Communication» bei jls verantwortet, seinen Laden schmeisst. Einen ganzen Monat durfte ich Tobias in einem Job Shadowing «beschatten» und tiefer in die Abläufe und Dynamiken des Digital Signage und Communication Bereichs eintauchen und wertvolle Erkenntnisse gewinnen.

Viele der täglichen Arbeitsabläufe bei Signage & Comm, wie wir den Bereich jls-intern bezeichnen, sind wesentlich kürzer getaktet als bei uns in der Softwareentwicklung. In der Content Produktion werden Aufträge in beeindruckend kurzer Zeit (bis hin zu 2-3 Stunden) umgesetzt. Das bedingt eine enge Abstimmung zwischen den Creative Advisor:innen, welche die Kundenaufträge übermitteln und dem Creation Team, das die Aufträge effektiv umsetzt. Mit ShotGrid, einer Visual Effect und Animation Project Management Software, wird ein hocheffizienter Prozess ermöglicht.

Durch die Verantwortung rund 11’000 digitalen Anzeigepunkten in der ganzen Schweiz bei unseren Kunden, ist die Projekt- und Betriebsorganisation sehr ausgereift, standardisiert und vielerorts automatisiert. Bei Solutions werden die Projekt- und Betriebsprozesse oftmals an die Bedürfnisse der Kunden angelehnt, was nicht gleich skalierbar ist.

Eine Gemeinsamkeit, die ich bei beiden Bereichen gleichermassen beobachte, ist das Spannungsfeld «Business Development – Delivery», besonders wenn Projekte mit innovativen Technologien und Konzepten zu ambitionierten Zeitplänen verkauft werden. Ich bin jedoch fest davon überzeugt, dass gerade diese Reibungen und der extern erzwungene Schubs aus der Komfortzone unseren langjährigen Erfolg als Unternehmen ausmachen.

Ein besonders eindrucksvolles Erlebnis während meines Shadowings war die Vorbereitung des Pitch-Assessments und Präsentation für die bundesweite Ausschreibung der SBB für Digital Signage inklusive Backend-Infrastruktur (CMS) in der End-to-End Verantwortung. Je ein:e Vertreter:in aus Business Development, Creative Advisory, Projektmanagement, Templates & Automation sowie Operations bauten im Büro ein physisches Proof-of-Concept auf, welches beim Pitch vor Ort vorgeführt werden sollte. Die Interaktion und Kollaboration vor Ort zur besten Lösungsfindung war beeindruckend.

Einige Wochen später erhielten wir den Zuschlag der SBB für diesen grossen Auftrag. Diese Erfahrung verdeutlicht mir, wie effektiv und engagiert unsere disziplinübergreifenden Teams zusammenarbeiten und wie stolz wir auf unsere gemeinsamen Erfolge sein können.

Die kurzen Durchlaufzeiten und starke Kundenorientierung, welche wir bei jls pflegen, führt dazu, dass individuelle Anfragen höchste Priorität geniessen. Dadurch fallen bei Signage & Comm längerfristige Arbeiten, wie z.B. strategische Initiativen (wir arbeiten nach OKRs) oftmals «unter den Tisch».

Bei Digital Solutions arbeiten wir in der Konzeption sowie auch Entwicklung in Sprints. Dabei werden Änderungswünsche in der Regel erst im nächsten Sprint Planning berücksichtigt. Dies hat den Vorteil, dass die Arbeitsabläufe strukturiert(er) bleiben und dennoch flexibel auf Kundenbedürfnisse reagiert werden kann.

Ein grundlegender Kulturunterschied der beiden Bereiche liegt darin, dass im Büro Luzern, in welchem Signage & Comm daheim ist, jede:r Mitarbeiter:in einen festen Arbeitsplatz besitzt. Das unterscheidet sich stark von meinem Leistungsbereich Solutions, in dem wir mit Büros in Zürich und Bern eine Clean Desk Policy verfolgen, die meiner Meinung nach grosse Flexibilität fördert.

Ähnlich wie bei Solutions, ist das Recruiting von Fachkräften auch bei Digital Signage & Comm eine Herausforderung. Bereichsleiter:innen, die bei uns die direkte Personalführung und das Recruiting mit der Unterstützung von HR verantworten, stehen neben engen Deadlines in den operativen Tätigkeiten vor grossen Herausforderungen. Daher ist es essenziell, dass wir uns weiterhin als attraktive Arbeitgeberin für verschiedene Generationen und Berufsprofile weiterentwickeln und positionieren.

Das COO Shadowing hat mir bestätigt, dass wir bei jls zwei unterschiedliche Leistungsbereiche in der Projektabwicklung sind, die durch die gemeinsame Leidenschaft für digitale, exzellente Lösungen für unsere Kunden verbunden sind.

Ich bin sehr dankbar für die Offenheit und den tiefen Einblick in den Digital Signage & Comm Bereich. Die gewonnenen Erkenntnisse werde ich nutzen, um Digital Solutions weiter zu verbessern und innovieren. Gleichzeitig bin ich stolz darauf, wie meine vier Bereichsleiter:innen in meinem Monat «Abwesenheit» die Business Continuity sichergestellt haben. Dieses bereichernde Shadowing hat mir gezeigt, wie wichtig der Austausch zwischen den verschiedenen Geschäftsbereichen ist, um als gesamt jls noch erfolgreicher zu sein.